Handlowcy tracą sporo czasu na zadania, które nie są bezpośrednio związane z rozmową z klientem. Przygotowują oferty w dokumentach, przepisują ustalenia do CRM-u i każdego ranka sami ustalają, do kogo powinni zadzwonić.
Artykuł sponsorowany
Handlowcy tracą sporo czasu na zadania, które nie są bezpośrednio związane z rozmową z klientem. Przygotowują oferty w dokumentach, przepisują ustalenia do CRM-u i każdego ranka sami ustalają, do kogo powinni zadzwonić.
CRM albo arkusz wystarcza, dopóki te zadania są proste. Własny program zaczyna mieć sens wtedy, gdy każdego dnia trzeba podejmować tę samą decyzję, a obecne narzędzie nie potrafi jej zapamiętać ani podpowiedzieć. W efekcie wszystko nadal zależy od pamięci handlowca.
Jakie decyzje najczęściej powtarzają się w sprzedaży?
Najczęściej powtarzają się dwa rodzaje decyzji.
1. Jak przygotować ofertę. Cena, zakres i warunki zwykle wynikają z określonych zasad. Mimo to handlowiec często przygotowuje każdą ofertę od początku w osobnym pliku. Przy kolejnych ofertach łatwo wtedy zastosować inny rabat, wpisać inny zakres albo dodać warunek, którego firma już nie oferuje. Klient dostaje dokument, który może różnić się od wcześniejszych ofert w niezamierzony sposób.
Program, który zna zasady obowiązujące w firmie, może automatycznie przygotować ofertę gotową do wysłania. Handlowiec zmienia tylko te elementy, które rzeczywiście są wyjątkiem, na przykład termin, poziom rabatu albo dodatkową informację dla konkretnego klienta. Pozostałe elementy pozostają zgodne z ustalonym standardem.
2. Jaki powinien być kolejny krok wobec klienta. Klient mówi: „muszę się zastanowić”. W CRM-ie zostaje po tym notatka. Rano system może pokazać, kto ostatnio otworzył wiadomość albo wykonał jakąś aktywność. Nie zawsze jednak wskazuje, do kogo trzeba zadzwonić jutro, a do kogo dopiero za dwa tygodnie.
Do uporządkowania tego procesu wystarczy kilka prostych informacji: data kolejnego kontaktu, powód odłożenia decyzji i osoba odpowiedzialna za kontakt. Program może na tej podstawie codziennie układać kolejkę klientów, z którymi trzeba się skontaktować. Szczegółowa notatka nadal pozostaje w systemie, ale najważniejszą informacją staje się termin kolejnego działania.
Co się dzieje, gdy klientów jest więcej?
Podobny problem pojawia się wtedy, gdy handlowiec prowadzi jednocześnie kilka lub kilkanaście rozmów. Pierwszeństwo powinien mieć klient, który jest najbliżej decyzji zakupowej, a nie ten, który odezwał się jako ostatni. Przy dwóch sprawach łatwo nad tym zapanować z pamięci. Przy dwunastu znacznie łatwiej przeoczyć klienta i odezwać się do niego za późno.
Kiedy własny program nie ma sensu?
Własnego programu nie warto zamawiać w trzech sytuacjach.
Pierwsza sytuacja to proces, który zmienia się co tydzień. Program może wtedy utrwalić sposób działania, który za miesiąc będzie już nieaktualny. Lepiej najpierw przez kilka tygodni pracować według jednej, powtarzalnej metody. Dopiero później warto ją przenieść do programu.
Druga sytuacja to mały proces obsługiwany przez jedną osobę, która dobrze radzi sobie z arkuszem. W takim przypadku koszt stworzenia programu może być większy niż oszczędność czasu, którą program przyniesie. Często wystarczy jedna tabela z ofertami i jedna kolumna z datą kolejnego telefonu.
Trzecia sytuacja to brak wykonywania ustalonych działań. Jeśli nikt nie oddzwania do klienta mimo tego, że termin jest wpisany w kalendarzu, problemem nie jest brak kolejnej funkcji w systemie. W takim przypadku trzeba najpierw zadbać o sposób pracy zespołu.
Jak sprawdzić, czy warto budować własne narzędzie?
Zanim firma zacznie rozmawiać z wykonawcą takiego programu, warto odpowiedzieć sobie na cztery pytania.
- Jaka decyzja powtarza się każdego dnia?
- Z jakich danych, liczb i zasad korzysta osoba, która podejmuje tę decyzję?
- Kto powinien zobaczyć wynik: handlowiec, kierownik czy klient?
- Która część tego procesu zajmuje dziś najwięcej czasu?
Jeśli na te cztery pytania można odpowiedzieć konkretnie, warto rozważyć stworzenie własnego programu. Takie spersonalizowane narzędzia dla zespołów projektujemy w Pragmatic Coders. Jeśli głównym argumentem jest tylko chęć posiadania „nowocześniejszego” rozwiązania, najczęściej lepiej pozostać przy CRM-ie.
