Jest 8:40, przy ekspresie stoi sześć osób, a pierwsze spotkanie zaczyna się o dziewiątej. Ktoś robi cztery latte dla całego działu, ktoś inny czeka, aż maszyna skończy płukanie. Znasz ten widok? Winne nie są ani ziarna, ani niecierpliwi ludzie, tylko przepustowość ekspresu. W porannym szczycie twój zespół zamawia więcej napojów, niż jedno urządzenie zdąży przygotować. Na szczęście kolejkę da się zmierzyć, a to, co zmierzone, zwykle daje się też naprawić – czasem za darmo, czasem wymianą sprzętu.
Artykuł sponsorowany
Skąd bierze się kolejka przy ekspresie?
Zatory rosną z czterech powodów i prawie zawsze działają one jednocześnie. Pierwszy jest oczywisty. Większość ludzi pije pierwszą kawę w ciągu 60-90 minut od startu dnia, przez co popyt wcale nie rozkłada się równo na osiem godzin. Drugi wynika z budowy urządzenia. Typowy ekspres biurowy (nawet ten za kilka tysięcy) parzy jeden napój naraz. Każda kolejna osoba czeka więc na pełny cykl mielenia, parzenia i spieniania.
Trzecim powodem jest mleko. Cappuccino czy latte zajmują maszynę dłużej niż espresso, a rano w biurze to właśnie napoje mleczne wygrywają. Najbardziej irytujący bywa czwarty czynnik, czyli przestoje. Pełny pojemnik na fusy, pusta komora na ziarna albo komunikat o odkamienianiu potrafią zatrzymać kuchnię dokładnie wtedy, gdy przyszła połowa z was.
- Szczyt popytu – wszyscy przychodzą w jednym oknie czasowym.
- Jeden napój naraz – ekspres ma jeden termoblok i jedną wylewkę.
- Napoje mleczne – cykl jest dłuższy niż przy czarnej kawie.
- Przestoje – fusy, ziarna, woda, programy czyszczenia.
Policz, ile kaw robi twoje biuro w porannym szczycie
Punktem wyjścia jest średnia. Dostawcy obsługujący firmy przyjmują benchmark 2,2 kawy na pracownika dziennie, z rozrzutem od 1,5 do 3,5 zależnie od kultury organizacji. Zespół liczący 30 osób wypija więc 60-80 filiżanek, z czego spora część przypada na poranek. Ile dokładnie? To już trzeba sprawdzić u siebie.
Sam rachunek mieści się w trzech krokach.
- liczba osób × kawy na osobę = wolumen dzienny,
- ten wynik × udział porannego okna = kawy w szczycie,
- szczyt ÷ długość okna w godzinach = tempo, jakie musi utrzymać ekspres.
Udziału porannego okna lepiej nie zgadywać. Ekspresy automatyczne zwykle mają licznik napojów. Wystarczy przez tydzień spisywać jego stan o 8:00 i o 10:00. Po pięciu dniach masz własną liczbę zamiast cudzej średniej; to ona pokazuje skalę twojego problemu. Przy okazji zmierz stoperem jedno cappuccino – od naciśnięcia przycisku do odstawienia kubka – bo tyle realnie trwa obsługa jednej osoby.
| Kawy dziennie | Typowa wielkość zespołu | Co musi umieć ekspres rano |
|---|---|---|
| do ok. 30 | 5-15 osób | jeden napój naraz wystarczy, liczy się prosta obsługa |
| 60-80 | ok. 30 osób | dwa napoje jednocześnie, automatyczne spienianie mleka |
| ok. 110 | ok. 50 osób | dwa napoje naraz, duży zbiornik albo przyłącze wody |
Sześć zmian, które skracają kolejkę bez wymiany sprzętu
Zanim wydasz złotówkę, przyjrzyj się organizacji. Spora część kolejki wynika bowiem z tego, co dzieje się wokół maszyny, a nie z niej samej.
- Przygotowanie przed startem dnia. Ziarna, woda i mleko uzupełnione, a fusy wyrzucone, zanim przyjdzie pierwsza osoba; wystarczy dyżurny albo recepcja.
- Mleko pod ręką. Nieotwarty karton przy maszynie zamiast w głębi lodówki oszczędza kilkadziesiąt sekund przy każdej wymianie.
- Jeden napój na osobę. Kto robi kawę dla pięciu kolegów, niech zrobi to o 10:30.
- Spotkania o 9:15. Przesunięcie o kwadrans rozkłada falę wejść do kuchni.
- Kawa z dala od zlewu. Osoba myjąca kubek nie zablokuje wtedy dostępu do ekspresu.
- Dzbanek czarnej kawy dla tych, którzy nie potrzebują pianki – odciąża główne urządzenie.
Daj tym zmianom tydzień. Jeśli zator nie znika, wąskim gardłem jest sprzęt.
Jaki ekspres skraca poranną kolejkę?
Najważniejsza cecha to liczba napojów przygotowywanych jednocześnie. Ekspresy Fresco X75 i X85 mają dwa termobloki i parzą dwa napoje naraz. Przy porannej fali to tak, jakby w kuchni stały dwie maszyny w jednej obudowie. Model X85 obsługuje do 100 cappuccino na godzinę – to zapas nawet dla biura, które przez cały dzień robi około 100 kaw.
Równie ważne jest mleko. Funkcja One Touch Cappuccino sprawia, że użytkownik wybiera napój na ekranie, a ekspres sam mieli, parzy i spienia. Nikt nie stoi z dzbankiem przy dyszy parowej. Dochodzi do tego automatyczne czyszczenie systemu mlecznego. Bez niego mleko w biurowej maszynie szybko zamienia się w problem higieniczny.
Trzecią sprawę wiele firm pomija, choć chodzi o zwykłe pojemności. Zbiornik na 4-6 litrów wody i pojemnik na 30-50 porcji fusów (w modelach Fresco to standard) oznaczają mniej komunikatów „uzupełnij” w szczycie. Przy większym wolumenie lepiej sprawdza się stałe przyłącze wody, które mają wersje Plus.
Jeden wydajny ekspres czy dwa mniejsze?
Dwa urządzenia mają sens w biurze rozproszonym albo takim, gdzie sala spotkań leży daleko od kuchni. Drugi punkt, choćby kapsułkowy system Lavazza Firma przy sali konferencyjnej, przejmuje wtedy część ruchu. Czy w waszym biurze wszyscy piją kawę w jednej kuchni? Wtedy wygrywa jeden ekspres z dwoma termoblokami, bo to jeden adres dla serwisu, jeden zapas ziaren i jedna umowa.
Ziarnisty czy kapsułkowy?
Kapsułki kuszą wygodą, bo odpada młynek i nie ma fusów. System Lavazza Firma Inovy Milk przygotowuje też napoje mleczne i sprawdza się w zespołach do około 30 osób. Powyżej 50 kaw dziennie koszt kapsułek przestaje się bronić w zestawieniu z ziarnem, a rozsądniejszym wyborem staje się automat ziarnisty.
Od kolejki do sprawnego ekspresu w trzech krokach
Zaczynasz od liczb z tygodniowego pomiaru, czyli wolumenu dziennego, kaw w szczycie i udziału napojów mlecznych. Z takimi danymi rozmowa z dostawcą trwa krótko, bo dobór modelu wynika z wolumenu, a nie z katalogu. Potem przychodzi wycena, którą kawadlabiura.pl przygotowuje w ciągu 24 godzin roboczych, a na końcu test w biurze.
Ten ostatni etap ma największe znaczenie. Siedem dni pracy ekspresu w twojej kuchni pokaże, czy kolejka znika naprawdę, czy tylko w specyfikacji. Dlatego przy porannych zatorach rozsądniejszy od zakupu bywa wynajem ekspresu do kawy. Jeśli model okaże się za mały, zmienisz go na większy bez sprzedawania starego sprzętu.
Abonament od kilkuset złotych netto miesięcznie obejmuje ekspres, dostawę i instalację w maksymalnie 3 dni robocze oraz przegląd co 6 miesięcy. Do tego dochodzi serwis z reakcją do 48 godzin roboczych. Gdy maszyna stanie w poniedziałek o 8:30, dzwonisz pod jeden numer i nie szukasz serwisanta na własną rękę.
